Agents immobiliers, courtiers en prêts hypothécaires ou immobiliers et courtiers en assurance ont un point commun avec les comptables : leurs journées consistent à faire passer les papiers les plus sensibles de leurs clients d’une boîte de réception à une autre. Un dossier de vente peut contenir la copie d’une pièce d’identité, des relevés bancaires, des bulletins de salaire et une promesse d’achat signée. Un contrat d’assurance peut mentionner des bénéficiaires, des dates de naissance, le détail des primes. L’essentiel part en simple pièce jointe. Cet article présente une façon concrète de protéger ces fichiers, un client à la fois ou cent d’un coup, sans les téléverser au préalable sur un site.
Ce que contiennent vraiment les fichiers que vous envoyez
Il est utile de regarder une semaine d’envois avec un œil neuf.
- Immobilier : mandats, dossiers de diagnostics ou de déclarations du vendeur, offres et contre-offres, décomptes, copies de pièces d’identité recueillies pour vérification, attestations de financement.
- Courtage en prêts : demandes de prêt, bulletins de salaire, avis d’imposition, relevés bancaires, autorisations de consultation de crédit, lettres d’accord de principe, offres de prêt.
- Assurance : soumissions et devis, conditions particulières, avis de renouvellement, avenants, attestations d’assurance, dossiers de sinistre avec photos et rapports médicaux ou d’expertise.
Chacun de ces fichiers suffit à amorcer une usurpation d’identité. Réunis dans un même dossier, ils dressent le portrait complet d’un ménage. Pourtant, on les envoie souvent comme une invitation à déjeuner : on joint, on envoie.
Pourquoi « je vous l’envoie par courriel » est plus risqué qu’il n’y paraît
Le courriel n’a pas été conçu comme un coffre. Un message reste dans vos éléments envoyés, dans la boîte du client, parfois dans celle de son conjoint si le compte est partagé, et sur chaque téléphone où l’une de ces boîtes est configurée. Si l’une d’elles est compromise des mois plus tard, les pièces jointes sont toujours là, lisibles. Les transactions immobilières attirent d’ailleurs les fraudeurs qui surveillent les boîtes de réception à l’approche d’une signature ou d’un virement.
Un mot de passe sur le PDF lui-même ne règle pas tout, mais il change ce qu’un courriel piraté révèle. Sans le mot de passe, la pièce jointe est un fichier chiffré qui n’affiche rien. Pour des documents qui dormiront des années dans des messageries, la différence compte.
Un mot de passe fixe par client
Pour une agence ou un cabinet de courtage, l’organisation la plus simple consiste à attribuer à chaque client un mot de passe solide dès le début de la relation, et à le garder pour tous les documents qu’on lui envoie. L’acheteur que vous accompagnez pendant trois mois, ou l’assuré qui renouvelle chaque année, ne l’apprend qu’une fois.
Concrètement, cela tient en une phrase au premier rendez-vous (« tous nos documents seront protégés ; voici votre mot de passe, nous vous l’envoyons par SMS ») et une ligne dans votre liste de clients. Chaque mot de passe doit compter au moins 12 caractères. Quelques mots sans rapport, reliés par un séparateur et suivis d’un chiffre, comme Cedre-Lanterne-Quai-64, se dictent facilement et se devinent difficilement.
Un seul dossier : la vente d’un acheteur
Pour un dossier ponctuel, le plus simple est de réunir les pièces dans un seul PDF, dans l’ordre où le client les lira, puis de protéger ce fichier. PDF Protect Plus fait les deux sur votre ordinateur : fusion et réorganisation des pages, puis chiffrement du résultat en AES-256. La copie protégée est enregistrée comme un nouveau fichier ; l’original ne bouge pas. La page protéger un PDF par mot de passe détaille les étapes pour un fichier, et la page assembler un rapport client protégé montre l’assemblage.
Les lots : renouvellements, avis annuels, accords de principe
Le vrai gouffre de temps, c’est le volume. Exemple : un cabinet d’assurance envoie en début de mois les documents de renouvellement de quelque 150 assurés, chaque fichier portant le nom du client. Ou un courtier en prêts renvoie des accords de principe mis à jour à quelques dizaines d’acheteurs après une variation de taux. Protéger chaque fichier à la main, avec le bon mot de passe à chaque fois, c’est là que les erreurs s’installent.
L’onglet Protection par lot est fait pour cela. Il compte trois étapes : Ajouter les PDF, Importer le tableau des mots de passe et Vérifier puis protéger.
- Ajoutez les PDF. Glissez les fichiers, jusqu’à 200 par lot. Ceux qui sont déjà protégés sont mis de côté.
- Choisissez « Les mots de passe de mes clients » et importez votre tableau. C’est un CSV avec une colonne
clientet une colonnemot_de_passe, plus une colonnefichierfacultative. Point-virgule, virgule ou tabulation, UTF-8 ou Windows-1252, en-têtes en français ou en anglais : tout est accepté. Le bouton Télécharger le modèle fournit un tableau vierge. Vous pouvez aussi glisser le CSV avec les PDF : l’application passe d’elle-même en mode clients. - Vérifiez le tableau. Chaque fichier est associé à un client : un nom exact dans la colonne
fichierl’emporte ; sinon, le nom complet du client doit figurer dans le nom du fichier, sans tenir compte des majuscules, des accents ni de la ponctuation. Les lignes qui vous attendent passent en orange : À préciser pour une correspondance partielle (deux clients nommés Gagnon, par exemple), Client introuvable quand rien ne correspond, Trop faible quand un mot de passe fait moins de 12 caractères, avec un bouton Générer pour le remplacer. Vous choisissez le bon client dans une liste. - Protégez. Choisissez un dossier de destination. Les copies protégées arrivent dans un nouveau sous-dossier, nommées
001_…_protected.pdf,002_…, etc. Le lot est créé en entier ou pas du tout, et vos originaux ne sont pas modifiés. Une fenêtre indique le nombre de fichiers protégés et propose Ouvrir le dossier.
Deux options méritent d’être cochées. Enregistrer ces mots de passe dans le coffre-fort conserve un élément par client dans le coffre-fort local chiffré : le mois suivant, plus besoin du tableau. Créer le récapitulatif d’envoi (client, fichier) produit un fichier recapitulatif-envoi.csv qui indique quel fichier va à quel client, sans aucun mot de passe. Il sert de liste de contrôle pendant l’envoi des courriels.
Si vous ne tenez pas de mots de passe par client, deux autres modes existent : Le même mot de passe pour tous, et Un mot de passe généré par fichier, qui crée un mot de passe aléatoire de 20 caractères par fichier et les enregistre dans un fichier texte en clair, batch_passwords.txt. Rangez ce fichier à l’abri et ne le joignez jamais à un courriel.
Les documents que les clients renvoient protégés
Les échanges vont dans les deux sens. Les acheteurs transmettent leurs relevés, les assurés renvoient des formulaires signés, et certains arrivent protégés par mot de passe. Quand vous connaissez ces mots de passe, l’onglet Déverrouiller un lot retire la protection de tout un ensemble en une fois, à partir de votre tableau ou du coffre-fort. Chaque mot de passe est testé avant toute écriture, un mot de passe erroné affiche ✕ Mot de passe refusé, et le lot n’est créé que si tous sont corrects. L’application ne casse aucun mot de passe : elle sert aux fichiers que vous avez le droit d’ouvrir. L’article protéger et déverrouiller des PDF par lots entre dans le détail.
Masquer ce dont le destinataire n’a pas besoin
Parfois, la question n’est pas de savoir qui peut ouvrir le fichier, mais ce qu’il contient. Un prêteur a besoin d’un relevé, pas forcément du numéro de compte complet ; un confrère a besoin d’une page d’une pièce d’identité, pas de la date de naissance. Dessiner un rectangle noir dans un éditeur ordinaire laisse souvent le texte intact et copiable dessous. L’article caviarder un PDF correctement explique pourquoi, et comment faire pour que l’information disparaisse vraiment.
Le mot de passe par un autre chemin
Un PDF protégé et son mot de passe dans le même courriel ne protègent rien. Envoyez le fichier par courriel, le mot de passe par SMS, ou donnez-le une fois au téléphone au premier rendez-vous. Comme chaque client garde le même mot de passe, vous ne le faites qu’une fois par client. Notre guide pour envoyer le mot de passe d’un PDF à part propose des modèles de courriel et de SMS à adapter.
Rien ne quitte votre ordinateur
Tout cela, de la lecture du tableau au chiffrement des fichiers, se passe sur votre machine. Vos PDF et votre liste de mots de passe ne sont jamais envoyés à nos serveurs. Le compte et la licence nécessitent une connexion Internet ; les documents, non. Quand ces documents sont les pièces d’identité et les relevés bancaires d’autres personnes, ce n’est pas un détail. Le tutoriel de protection par lot montre chaque écran dans l’ordre, et vous pouvez télécharger l’application pour l’essayer sur un dossier de test pendant la période d’essai.