Au dirigeant et aux associés
Avant l’approbation des comptes, chacun reçoit une copie protégée, avec un mot de passe communiqué individuellement.
États financiers
Protéger des états financiers sans les téléverser
Les états financiers résument une année d’activité. Le bilan montre ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit, le compte de résultat ce qu’elle a gagné ou perdu, les annexes détaillent ses méthodes et ses engagements. Entre de mauvaises mains, c’est une mine de renseignements sur sa santé, ses marges et sa capacité de financement.
Ces documents circulent pourtant beaucoup : vers le dirigeant, les associés, la banque, parfois un repreneur. À chaque envoi, la même question revient : sous quelle forme partent-ils, et par où passent-ils avant d’arriver à destination ?
Protéger des états financiers en local
Préparez la version définitive
Fusionnez bilan, compte de résultat et annexes dans l’ordre de lecture, supprimez les pages de brouillon et numérotez l’ensemble.
Nettoyez et marquez
Effacez les métadonnées du fichier, puis ajoutez si nécessaire un filigrane « CONFIDENTIEL » qui rappelle au lecteur la nature du document.
Chiffrez la copie à envoyer
Protégez le PDF en AES-256 avec un mot de passe d’au moins 12 caractères. L’application crée une nouvelle copie et conserve l’original.
Pourquoi éviter les outils qui téléversent vos fichiers
Un outil qui téléverse votre fichier en reçoit une copie lisible. Vous ne savez pas toujours où se situe le serveur, qui peut y accéder, ni combien de temps le document y demeure. Pour des états financiers qui ne sont pas encore publiés, ou qui ne le seront jamais, cette incertitude est difficile à justifier auprès d’un client.
PDF Protect Plus supprime cet intermédiaire. Vos PDF ne sont jamais envoyés à nos serveurs : ils sont traités sur votre appareil. Le compte et la licence nécessitent une connexion Internet, mais aucun chiffre de vos comptes ne transite avec ces vérifications.
Le compte et la licence nécessitent une connexion Internet.
Les métadonnées : ce que le fichier dit sans l’afficher
Un PDF transporte des informations invisibles à l’écran : auteur, titre, logiciel de création, entre autres. Elles figurent dans le dictionnaire d’informations du fichier et dans ses flux XMP. Le nom d’un collaborateur ou le titre d’un ancien modèle peut ainsi accompagner le document à l’insu de tous.
Le nettoyage des métadonnées retire ces informations. Il ne touche pas, en revanche, au contenu visible des pages : un nom ou un montant affiché reste affiché. Ce n’est pas un outil de caviardage. Si une mention visible ne doit pas être transmise, supprimez-la dans le document source avant l’export.
Les bons réflexes au moment de l’envoi
La protection du fichier ne fait pas tout. Quelques habitudes simples évitent la plupart des incidents d’envoi :
- Transmettre le mot de passe par un autre canal que le document, par SMS ou lors d’un appel, jamais dans le même courriel
- Vérifier l’adresse du destinataire avant l’envoi, surtout lorsque la messagerie la complète automatiquement
- Conserver l’original non chiffré dans le dossier du client et n’expédier que la copie protégée
- Ajouter un filigrane « CONFIDENTIEL » lorsque le document doit passer entre plusieurs mains
- Ranger la copie du mot de passe dans un autre dossier que le PDF, ou dans le coffre chiffré de l’application
À qui adresser des états financiers protégés
À la banque
Pour une demande de financement, le chargé d’affaires reçoit le jeu complet, paginé et marqué « CONFIDENTIEL ».
À un repreneur ou un investisseur
Au cours d’une négociation, un filigrane et des permissions restreintes signalent que le document n’a pas vocation à circuler. Ces restrictions dépendent du lecteur PDF employé.
Aux conseils extérieurs
Avocat, conseil en gestion de patrimoine ou auditeur : chacun ne reçoit que la copie protégée qui le concerne.
Questions fréquentes
Le nettoyage des métadonnées efface-t-il les noms visibles sur les pages ?
Non. Il retire les informations du dictionnaire d’informations et des flux XMP, comme l’auteur, le titre ou le logiciel. Ce qui apparaît sur les pages reste inchangé : ce n’est pas du caviardage.
Quel chiffrement est utilisé ?
Le fichier est chiffré en AES-256, avec un mot de passe d’au moins 12 caractères, choisi ou généré. La solidité de la protection dépend aussi du mot de passe et de la manière dont vous le transmettez.
Puis-je empêcher l’impression des états financiers ?
Vous pouvez restreindre l’impression, la copie, la modification et les annotations. Ces restrictions sont appliquées par le lecteur PDF du destinataire et dépendent de lui ; le mot de passe d’ouverture reste exigé.
Mon fichier d’origine est-il conservé ?
Oui. Chaque opération crée une nouvelle copie et laisse l’original intact.
Que faire si le destinataire a perdu le mot de passe ?
L’application ne peut pas récupérer un mot de passe oublié. Si vous en avez gardé une copie, retransmettez-la par un canal distinct ; sinon, protégez de nouveau l’original avec un nouveau mot de passe.
À lire aussi
Envoyez vos prochains états financiers protégés
Nettoyez, marquez et chiffrez vos bilans et comptes de résultat sur votre poste, avant qu’ils ne partent.
Commencer l’essai de 7 joursLe compte et la licence nécessitent une connexion Internet.