Dossier mensuel de gestion
Tableau de bord, balance, suivi de trésorerie : un seul PDF paginé chaque mois, plutôt qu’une série de pièces jointes.
Rapports clients
Assembler et protéger un rapport client en PDF
Un rapport client tient rarement dans un seul fichier. Il y a la synthèse rédigée dans un traitement de texte, les tableaux sortis d’un tableur, les états extraits du logiciel de gestion, parfois quelques pièces scannées. Au moment de l’envoi, il faut tout réunir, dans le bon ordre, sous une forme lisible.
Faute de temps, on expédie souvent plusieurs pièces jointes séparées, sans pagination ni protection. Le client s’y perd, et chaque fichier voyage en clair. Autre travers fréquent : assembler le tout sur un site de fusion, ce qui revient à y déposer l’intégralité du rapport.
De la pile de fichiers au rapport prêt à partir
Rassemblez et ordonnez
Fusionnez les PDF du rapport, puis réordonnez les pages, supprimez celles qui sont en trop ou faites pivoter un tableau présenté à l’italienne.
Structurez le document
Numérotez les pages pour que le client puisse s’y retrouver lors d’un échange téléphonique. Sur ordinateur, l’automatisation ajoute aussi, si vous le souhaitez, une page de garde et un sommaire.
Protégez, puis envoyez
Compressez le fichier s’il est trop lourd, protégez-le par mot de passe, puis envoyez-le. Le mot de passe emprunte un autre canal que le rapport.
Un rapport complet réclame plus de précautions qu’une pièce isolée
Pris séparément, chaque document du rapport dévoile une partie de la situation du client. Réunis, ils la racontent en entier. C’est au moment de l’assemblage que le fichier devient le plus sensible, et c’est justement à ce moment que beaucoup le confient à un site pour gagner quelques minutes.
Dans PDF Protect Plus, la fusion, la numérotation et la protection se déroulent sur votre poste. Vos PDF ne sont jamais envoyés à nos serveurs : ils sont traités sur votre appareil. Le rapport ne quitte votre ordinateur qu’au moment où vous l’envoyez vous-même.
Le compte et la licence nécessitent une connexion Internet.
L’automatisation d’un dossier, sur ordinateur
Sur Windows et macOS, vous pouvez confier à l’application un dossier entier de PDF. Elle enchaîne les étapes que vous avez retenues, toujours dans le même ordre :
Le résultat est déposé dans un nouveau sous-dossier ; les fichiers d’origine ne sont pas modifiés. La reconnaissance de texte fonctionne en français et en anglais, et ses résultats dépendent de la qualité des scans.
- Assemblage des fichiers du dossier en un seul PDF
- Reconnaissance de texte, pour rendre les scans consultables
- Page de garde, dont le titre est obligatoire, et sommaire comportant une entrée par fichier, avec des numéros de page qui tiennent compte de la page de garde
- Numérotation des pages
- Filigrane
- Compression
- Protection par mot de passe
Préparer le dossier pour obtenir un sommaire lisible
Comme le sommaire compte une entrée par fichier, mieux vaut découper le rapport en fichiers qui correspondent à ses grandes parties : synthèse, tableaux, annexes, justificatifs. Un fichier par partie donne un sommaire clair ; une multitude de petits fichiers produirait un sommaire interminable.
Pensez aussi à choisir un titre de page de garde explicite, qui mentionne le client et la période. C’est la première chose que votre interlocuteur lira en ouvrant le document.
Les rapports à préparer de cette façon
Rapport d’audit
Synthèse, constats et annexes réunis derrière une page de garde, avec un filigrane « CONFIDENTIEL ».
Dossier de révision à transmettre
Des pièces justificatives scannées, rendues consultables par la reconnaissance de texte, puis assemblées et compressées.
Présentation des comptes annuels
Bilan, compte de résultat et annexe fusionnés dans l’ordre voulu, numérotés et protégés avant le rendez-vous avec le dirigeant.
Questions fréquentes
La page de garde et le sommaire sont-ils disponibles sur Android ?
Non, l’automatisation, qui comprend la page de garde et le sommaire, est réservée à l’application pour ordinateur, sur Windows et macOS.
L’automatisation modifie-t-elle mes fichiers d’origine ?
Non. Le résultat est créé dans un nouveau sous-dossier ; les originaux restent tels quels.
La reconnaissance de texte fonctionne-t-elle sur tous les scans ?
Elle traite le français et l’anglais. Le résultat dépend de la qualité du scan : une page nette et droite donne de meilleurs résultats qu’une photo floue ou penchée.
Comment les numéros du sommaire sont-ils calculés ?
Le sommaire contient une entrée par fichier, et les numéros de page tiennent compte de la page de garde.
Le rapport passe-t-il par Internet pendant l’assemblage ?
Non, tout est traité sur votre appareil. Le compte et la licence nécessitent une connexion Internet ; le contenu du rapport, jamais.
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Commencer l’essai de 7 joursLe compte et la licence nécessitent une connexion Internet.