Cabinets d’avocats, assistants juridiques, assistants virtuels et consultants indépendants partagent une même routine : des documents partent vers de nombreux clients, et des documents reviennent. Lettres de mission à l’ouverture d’un dossier, communications de pièces en cours de route, rapports mensuels pour chaque client en fin de mois. Puis le trajet retour : formulaires signés, relevés et justificatifs que les clients renvoient, parfois protégés par mot de passe. Cet article couvre les deux sens : protéger un lot avec un mot de passe par client, et déverrouiller un lot de fichiers renvoyés, le tout sur votre propre ordinateur.
Où se cache le volume dans un petit cabinet
Peu de petits cabinets ou de consultants seuls ont l’impression de travailler « en série ». Le schéma est pourtant bien là :
- Ouverture de dossier : lettres de mission, conventions d’honoraires, questionnaires d’accueil, formulaires de vérification des conflits d’intérêts, envoyés à chaque nouveau client.
- Dossiers en cours : jeux de pièces à faire relire au client, bordereaux et pièces numérotées, comptes rendus d’audition, communications découpées par partie.
- Livrables récurrents : un assistant virtuel qui prépare chaque mois une synthèse comptable pour huit clients, un consultant qui envoie un rapport de suivi à vingt clients le premier jour ouvrable du mois.
Chacun de ces fichiers est confidentiel, et chacun appartient à une personne différente. Les envoyer sans protection, ou les protéger tous avec un seul mot de passe partagé, mélange précisément ce qui devrait rester séparé.
Première partie : protéger un lot, un mot de passe par client
La méthode qui tient la charge consiste à attribuer à chaque client un mot de passe fixe, d’au moins 12 caractères, et à le garder pendant toute la mission. Vous le notez dans un tableau, à côté de son nom. Le client retient un seul mot de passe au lieu d’un nouveau par courriel, et vous pouvez protéger autant de fichiers que nécessaire automatiquement, puisque l’application retrouve chaque client.
Le tableau
C’est un fichier CSV, une ligne par client : une colonne client avec son nom complet et une colonne mot_de_passe. Une colonne fichier facultative couvre les fichiers dont le nom ne contient pas celui du client. Séparateur point-virgule, virgule ou tabulation ; encodage UTF-8 ou Windows-1252 ; en-têtes en français ou en anglais. Dans PDF Protect Plus, le bouton Télécharger le modèle fournit un fichier vierge avec les bonnes colonnes.
Le lot, en trois étapes
Exemple : un consultant envoie un rapport mensuel à vingt clients, chaque fichier nommé à la manière de Rapport mensuel - octobre - Sophie Tremblay.pdf. Dans l’onglet Protection par lot :
- Ajouter les PDF. Glissez les vingt rapports. Un lot accepte jusqu’à 200 fichiers, et tout PDF déjà protégé est mis de côté.
- Importer le tableau des mots de passe. Choisissez Les mots de passe de mes clients et importez le CSV, ou glissez-le simplement avec les PDF : l’application passe d’elle-même en mode clients.
- Vérifier puis protéger. Le tableau indique à quel client chaque fichier a été associé. Une entrée exacte dans la colonne
fichierl’emporte ; sinon, le nom complet du client doit figurer dans le nom du fichier, majuscules, accents et ponctuation ignorés. Les lignes orange vous attendent : À préciser pour une correspondance partielle, Client introuvable s’il n’y en a aucune, Trop faible pour un mot de passe de moins de 12 caractères (avec un bouton Générer). Vous choisissez le bon client dans une liste, puis vous protégez.
Les copies protégées, chiffrées en AES-256, arrivent dans un nouveau sous-dossier du dossier choisi, nommées 001_…_protected.pdf, 002_…, etc. Le lot est créé en entier ou pas du tout, et les fichiers d’origine restent intacts.
Deux options simplifient le mois suivant. Enregistrer ces mots de passe dans le coffre-fort conserve un élément par client dans le coffre-fort local chiffré de l’application : vous n’aurez plus besoin du CSV. C’est particulièrement pratique pour un assistant virtuel qui préfère ne pas garder un tableau de mots de passe dans ses dossiers. Créer le récapitulatif d’envoi (client, fichier) produit un fichier recapitulatif-envoi.csv qui indique quel fichier va à quel client, sans aucun mot de passe : une bonne liste de contrôle pendant l’envoi.
La version pas à pas, écran par écran, se trouve dans le tutoriel de protection par lot, et l’article écrit pour les cabinets comptables en période fiscale déroule un exemple à soixante fichiers.
Deuxième partie : déverrouiller un lot renvoyé par vos clients
Le trajet retour est celui que la plupart des outils oublient. Si vous avez demandé à vos clients de protéger ce qu’ils vous envoient, ou si vous avez protégé vous-même des documents sur lesquels vous devez maintenant travailler, vous vous retrouvez avec un dossier de PDF chiffrés. Pour les annoter, les fusionner dans un classeur, y lancer la reconnaissance de texte ou les archiver dans un système qui n’indexe pas les documents chiffrés, il vous faut des copies de travail sans protection.
Ouvrir chaque fichier, saisir son mot de passe, enregistrer une copie déverrouillée et passer au suivant, c’est la même corvée que la protection un par un. L’onglet Déverrouiller un lot traite tout l’ensemble.
Deux façons de fournir les mots de passe
- Les mots de passe de mes clients. L’application utilise votre tableau, ou les éléments déjà enregistrés dans le coffre-fort, et associe les fichiers aux clients comme pour la protection. Avant toute écriture, elle teste chaque mot de passe sur son fichier. Un mot de passe erroné affiche ✕ Mot de passe refusé sur la ligne concernée : vous corrigez le tableau ou choisissez un autre client.
- Saisir chaque mot de passe. Un champ par fichier, pour le lot occasionnel dont les mots de passe ne viennent pas de votre liste.
Dans les deux cas, la règle est stricte : le lot est créé seulement si tous les mots de passe sont corrects. Vous n’obtenez jamais un dossier où certains fichiers sont déverrouillés et d’autres silencieusement oubliés. Les copies de travail s’appellent 001_…_unlocked.pdf, 002_…, et les originaux protégés ne bougent pas.
Ce que le déverrouillage par lot n’est pas
Il ne récupère, ne devine et ne casse aucun mot de passe. Si vous ne connaissez pas le mot de passe d’un fichier, l’application ne peut pas l’ouvrir, et c’est voulu. Servez-vous-en pour les documents que vous avez le droit d’ouvrir : ceux que vos clients ont protégés avec un mot de passe qu’ils vous ont communiqué, ou ceux que vous avez protégés vous-même.
Exemple : un mois, dans les deux sens
Voici, à titre d’illustration, à quoi peut ressembler un mois dans un petit cabinet de conseil. Le premier jour ouvrable, les vingt rapports mensuels partent en lot protégé, les mots de passe étant déjà dans le coffre-fort depuis les mois précédents ; la vérification prend deux minutes, car aucune ligne n’est orange. Pendant le mois, huit clients renvoient des demandes de modification signées, protégées par leur mot de passe habituel. En fin de mois, ces huit fichiers passent par Déverrouiller un lot en mode clients, chaque mot de passe est confirmé avant l’écriture des copies, et les versions déverrouillées rejoignent l’archive du projet.
Caviarder avant de transmettre
Le travail juridique et le conseil impliquent souvent d’envoyer un document à quelqu’un qui ne doit en voir qu’une partie : des pièces dont on a retiré les identifiants personnels, un rapport où les chiffres d’un autre client sont masqués. Un rectangle noir dessiné dans un éditeur ordinaire laisse fréquemment le texte sélectionnable dessous. Avant de vous y fier, lisez comment caviarder un PDF correctement.
Les mots de passe voyagent à part, les documents restent chez vous
Envoyez chaque fichier protégé par courriel et son mot de passe par un autre canal, un SMS par exemple, ou une seule fois au téléphone en début de mission. Notre guide pour envoyer le mot de passe d’un PDF à part propose des modèles pour les deux.
Du début à la fin, l’association, le chiffrement et le déchiffrement se font sur votre ordinateur. Vos PDF, votre tableau et vos mots de passe ne sont jamais envoyés à nos serveurs ; le compte et la licence nécessitent une connexion Internet, vos documents non. Pour en savoir plus : comment fonctionne le traitement local. Vous pouvez télécharger l’application et essayer les deux onglets sur un dossier de test pendant la période d’essai.