Envoyer le mot de passe à part, sans agacer vos clients

La méthode en trois points

1. Un mot de passe fixe par client

   Chaque client garde le même mot de passe toute l’année. Il n’a plus à en retenir un nouveau à chaque envoi, et c’est la principale source d’agacement en moins.

2. Le document par e-mail, le mot de passe par SMS

   Le PDF part en pièce jointe ; le mot de passe part par un autre canal (SMS ou téléphone). Une boîte mail piratée ou un mauvais destinataire ne suffit plus pour ouvrir le fichier.

3. Dire comment l’ouvrir

   Le fichier s’ouvre avec le lecteur PDF de l’ordinateur ou du téléphone : on double-clique, on saisit le mot de passe. Une phrase dans l’e-mail évite la plupart des appels.

Modèles à copier

Remplacez les éléments entre crochets. Le mot de passe n’apparaît jamais dans l’e-mail.

Bonjour [Prénom],

À partir de maintenant, je protège vos documents par un mot de passe avant de vous les envoyer.

Votre mot de passe personnel reste le même toute l’année. Je vous l’envoie à part, par SMS, jamais dans le même e-mail que le document. Gardez-le en lieu sûr ; en cas d’oubli, demandez-le-moi.

Bonne journée,
[Signature]

Objet : Vos documents [période]

Bonjour [Prénom],

Vous trouverez ci-joint [le document], protégé par votre mot de passe habituel.

Pour l’ouvrir : double-cliquez sur le fichier, puis saisissez le mot de passe. Il s’ouvre avec le lecteur PDF de votre ordinateur ou de votre téléphone.

Bonne journée,
[Signature]

Bonjour [Prénom], votre document [nom] vient de partir par e-mail. Mot de passe : [mot de passe] (le même que d’habitude). [Cabinet]

Bonnes pratiques

• Au moins 12 caractères : avec le tableau de vos clients, PDF Protect Plus signale un mot de passe plus court comme trop faible et propose d’en générer un solide.
• Jamais le mot de passe dans l’objet ou le corps de l’e-mail du document.
• Gardez une copie au cabinet : votre tableau de mots de passe, ou le coffre chiffré de l’application.
• Pour un client qui préfère le téléphone, dictez-le lors d’un appel plutôt que par SMS.
• Si un mot de passe a été communiqué par erreur, changez-le avant le prochain envoi.

Dans PDF Protect Plus

• Protection des PDF → Protection par lot → « Les mots de passe de mes clients » : importez votre tableau (CSV), chaque fichier reçoit le mot de passe de son client.
• « Générer » crée un mot de passe solide pour un client qui n’en a pas, ou dont le mot de passe est trop faible.
• « Enregistrer ces mots de passe dans le coffre-fort » : la fois suivante, plus besoin du tableau.
• « Créer le récapitulatif d’envoi (client, fichier) » : pour préparer vos e-mails. Les mots de passe n’y figurent pas.