Votre comptable, votre avocat, votre agence ou votre service RH vous a envoyé un PDF, et au moment de l’ouvrir, une fenêtre vous demande un mot de passe. C’est normal : le document contient des informations personnelles, et l’expéditeur l’a protégé pour que vous seul puissiez le lire. Voici comment l’ouvrir sur un ordinateur ou un téléphone, et quoi faire si le mot de passe est refusé.
Pourquoi ce PDF demande un mot de passe
Un courriel peut être transféré, lu sur un ordinateur partagé ou rester des années dans une boîte de réception. Quand un document contient un bilan, une déclaration, un bulletin de paie ou une pièce d’identité, l’expéditeur le chiffre avec un mot de passe. Sans ce mot de passe, le contenu du fichier reste illisible, même pour quelqu’un qui aurait accès à votre messagerie.
Le mot de passe ne se trouve donc jamais dans le même courriel que le fichier. Il vous a été communiqué autrement : par SMS, au téléphone, lors d’un rendez-vous, ou dans un message précédent si l’expéditeur utilise le même mot de passe pour tous vos documents.
Ouvrir le PDF sur un ordinateur
- Enregistrez d’abord la pièce jointe sur votre ordinateur. L’aperçu intégré de certaines messageries n’affiche pas les PDF protégés.
- Ouvrez le fichier par un double clic. Il s’ouvre dans le lecteur PDF de votre ordinateur. Vous pouvez aussi le faire glisser dans la fenêtre de votre navigateur internet, qui sait lire les PDF.
- Saisissez le mot de passe quand la fenêtre le demande, puis validez.
Le document s’affiche normalement. Le mot de passe sera redemandé à chaque ouverture : c’est le principe de la protection, pas un problème.
Ouvrir le PDF sur un téléphone
Touchez la pièce jointe dans votre messagerie. Le téléphone ouvre le PDF dans son lecteur et affiche la même question. Si rien ne s’affiche, enregistrez d’abord le fichier dans vos documents, puis ouvrez-le depuis l’appli de gestion des fichiers du téléphone.
Le mot de passe est refusé : les causes les plus courantes
- Une majuscule ou une minuscule. Le mot de passe distingue les deux. Vérifiez que le verrouillage des majuscules est désactivé.
- Un espace en trop. En copiant le mot de passe depuis un SMS ou un courriel, on emporte souvent un espace au début ou à la fin. Saisissez-le à la main pour vérifier.
- Des caractères qui se ressemblent. Le chiffre 0 et la lettre O, le chiffre 1 et la lettre l, le tiret court et le tiret long.
- Le mot de passe d’un autre envoi. Si vous recevez des documents de plusieurs expéditeurs, chacun a son propre mot de passe.
- Un lecteur trop ancien. Les PDF protégés en AES-256 demandent un lecteur à jour. Si votre lecteur ne propose même pas de saisir le mot de passe, mettez-le à jour ou ouvrez le fichier dans votre navigateur.
Vous avez perdu le mot de passe
Demandez-le à l’expéditeur, par téléphone ou par SMS de préférence. Personne d’autre ne peut vous le donner : c’est justement ce qui protège vos informations. Évitez de le redemander en répondant au courriel qui contenait le fichier, pour que le fichier et son mot de passe ne se retrouvent pas dans la même conversation.
Pour ne plus le chercher, enregistrez-le dans le gestionnaire de mots de passe de votre téléphone ou de votre navigateur, sous le nom de l’expéditeur. Beaucoup de cabinets gardent le même mot de passe pour un client d’un envoi à l’autre.
Vous envoyez des PDF protégés ? Le message à joindre
Si vous êtes de l’autre côté, comptable, avocat, agent ou gestionnaire de paie, un message clair évite la plupart des appels. Par exemple, dans le courriel qui accompagne le fichier :
Bonjour,
Voici votre document, protégé par mot de passe pour préserver vos informations.
Le mot de passe vous est envoyé séparément, par SMS.
Pour l’ouvrir : enregistrez la pièce jointe, ouvrez-la, puis saisissez le mot de passe.
Si le mot de passe est refusé, vérifiez les majuscules et les espaces,
ou appelez-moi.Vous pouvez aussi joindre le lien de cette page. Pour les modèles de SMS et la bonne façon de transmettre le mot de passe, voyez notre guide envoyer le mot de passe d’un PDF à part.
PDF Protect Plus protège un lot entier en une opération, avec le mot de passe propre à chaque client, et crée un récapitulatif d’envoi qui indique quel client reçoit quel fichier, sans aucun mot de passe dedans.
La méthode complète est dans l’article protéger un lot de PDF, un mot de passe par client, et la protection se fait entièrement sur votre ordinateur.
En bref
- Enregistrez la pièce jointe, puis ouvrez-la.
- Saisissez le mot de passe reçu par un autre canal que le courriel.
- S’il est refusé : majuscules, espaces, caractères qui se ressemblent.
- Perdu : demandez-le à l’expéditeur, par téléphone ou par SMS.