Fusionner deux PDF, alléger un scan, ajouter un mot de passe : une simple recherche fait apparaître des dizaines de sites qui s’en chargent dans le navigateur, souvent plus vite qu’il n’en faut pour installer quoi que ce soit. Pour bien des usages, c’est un choix tout à fait raisonnable. Pour les documents de vos clients, une question mérite qu’on s’y arrête : où part le fichier pendant le traitement ?
Cet article ne prétend pas que les outils en ligne sont à proscrire. Il explique ce qui change réellement entre un outil en ligne et un logiciel qui fonctionne sur votre appareil, pour que vous puissiez trancher document par document.
Ce qui se passe avec un outil PDF en ligne
La plupart des outils PDF dans le navigateur suivent le même schéma :
- Vous choisissez un fichier, et votre navigateur en téléverse une copie sur les serveurs du prestataire.
- Les serveurs le traitent : fusion, compression, conversion, chiffrement.
- Vous téléchargez le résultat.
- Les copies présentes sur le serveur, celle que vous avez envoyée et celle qui a été produite, sont supprimées à un moment donné, selon les règles propres au prestataire.
Certains outils font une partie du travail, ou tout le travail, à l’intérieur du navigateur, sans envoyer le fichier nulle part. Vu de l’extérieur, les deux approches peuvent sembler identiques. Seule la documentation du prestataire permet de le savoir.
L’essentiel se joue à l’étape 1. Dès qu’un fichier est téléversé, une copie existe hors de votre appareil, sur une infrastructure que vous ne maîtrisez pas, régie par des conditions que vous n’avez peut-être pas lues. Ce n’est pas le signe d’une mauvaise intention : c’est tout simplement le fonctionnement d’un service côté serveur.
Ce qu’il faut lire avant de téléverser un document client
Si vous utilisez un outil en ligne pour un document sensible, sa politique de confidentialité et ses conditions d’utilisation devraient répondre à quelques questions précises :
- Conservation. Combien de temps les fichiers envoyés et produits sont-ils gardés ? La suppression est-elle automatique, et au bout de combien de temps ?
- Localisation. Dans quel pays se trouvent les serveurs ? Cela peut compter au regard des règles de protection des données qui s’appliquent à vous ou à vos clients.
- Accès. Qui, chez le prestataire ou chez ses sous-traitants, peut accéder aux fichiers ? Servent-ils à autre chose qu’au traitement demandé ?
- Sécurité. Les fichiers sont-ils chiffrés pendant le transfert et sur le serveur ?
- Compte et historique. Si vous vous connectez, le service garde-t-il un historique de vos documents ?
Si les réponses sont floues ou absentes, c’est aussi une information. Et gardez en tête que vous comptez sur le prestataire pour faire ce que dit sa politique : vous ne pouvez pas le vérifier vous-même.
Ce qui change avec un logiciel local
Avec un logiciel qui traite les fichiers sur votre ordinateur ou votre téléphone, le parcours est plus court : vous ouvrez le fichier, le travail se fait sur l’appareil, le résultat est enregistré à côté de l’original. Aucune copie du document n’est envoyée ailleurs au cours de l’opération.
Toute une série de questions disparaît. Pas de durée de conservation à vérifier, puisque rien n’est conservé ailleurs. Pas de localisation de serveur, puisqu’aucun serveur n’intervient sur le document. Reste votre propre responsabilité : un appareil sécurisé, sauvegardé et à jour, ce qui s’impose de toute façon puisque vos documents s’y trouvent déjà.
Un logiciel local a lui aussi ses contreparties, et il est juste de les citer :
- Il faut l’installer, ce qui prend plus de temps qu’ouvrir une page web et n’est pas toujours possible sur un poste de travail verrouillé.
- Il dépend des systèmes qu’il prend en charge. Un outil qui ne fonctionne pas sur l’appareil que vous avez en main ne vous sert pas à grand-chose.
- Il demande souvent une licence ou un abonnement, là où beaucoup d’outils en ligne laissent traiter quelques fichiers sans payer.
- C’est votre appareil qui travaille : un très gros lot sollicite les ressources de votre ordinateur.
Quand le local fait vraiment la différence
Pour une carte de restaurant, une plaquette commerciale ou un document que vous publieriez volontiers sur votre site, un outil en ligne convient très bien. Le calcul change quand le PDF contient des informations qui appartiennent à quelqu’un d’autre et que vous vous êtes engagé, ou êtes tenu, à garder confidentielles :
- déclarations de revenus, bulletins de paie, relevés bancaires, états financiers ;
- contrats, lettres de mission, pièces de procédure ;
- dossiers médicaux ou d’assurance ;
- pièces d’identité et tout document portant une date de naissance ou un numéro de compte.
Pour ces documents, la question n’est pas de savoir si tel service en ligne est digne de confiance. C’est de savoir si une copie a besoin de quitter votre appareil. Si le travail peut se faire en local, ne pas téléverser reste la réponse la plus simple, et la plus facile à expliquer à un client qui demande comment ses documents sont traités.
Une règle pratique que beaucoup de cabinets adoptent : si vous n’enverriez pas le document par courriel à un inconnu, ne le téléversez pas sur un service dont vous n’avez pas lu les conditions. Ensuite, jugez au cas par cas.
Un exemple
Imaginons Duval & Benali, un petit cabinet comptable fictif de deux associés. Pour les prospectus et les formulaires publics, ils utilisent l’outil en ligne qui leur tombe sous la main. Pour les dossiers clients, ils ont fixé une règle : compression, fusion, nettoyage des métadonnées et protection se font sur leurs propres ordinateurs. Quand un client demande ce que deviennent ses documents fiscaux, la réponse tient en une phrase : ils restent sur les machines du cabinet jusqu’à leur envoi, chiffrés, au client.
La place de PDF Protect Plus
PDF Protect Plus a été conçu pour la seconde catégorie. Les documents sont traités sur votre appareil, sous Windows, macOS ou Android. L’application ne contacte notre serveur que pour la connexion au compte, la vérification de la licence et l’abonnement ; vos PDF ne lui sont pas envoyés.
Les outils locaux couvrent les tâches pour lesquelles on se tourne le plus souvent vers le web :
- protection par mot de passe avec chiffrement AES-256, fichier par fichier ou par lots de 200 PDF au plus, avec un mot de passe différent par client ;
- déverrouillage d’un PDF protégé dont vous connaissez le mot de passe ;
- fusion, découpage, réorganisation, rotation et compression ;
- filigrane et numérotation des pages ;
- nettoyage des métadonnées (dictionnaire Info et métadonnées XMP) ;
- reconnaissance de texte (OCR) en français et en anglais sur ordinateur, pour rendre les scans consultables.
Chaque résultat est enregistré dans un nouveau fichier : l’original reste intact. Pour en savoir plus sur ce qui reste sur votre appareil, voyez la page traitement local et notre politique de confidentialité.
En bref
- Les outils en ligne sont pratiques et conviennent aux documents sans enjeu.
- Téléverser, c’est laisser une copie quitter votre appareil ; son sort dépend des conditions du prestataire.
- Un logiciel local garde le fichier chez vous, au prix d’une installation.
- Pour les documents clients, le traitement local supprime des questions auxquelles il faudrait sinon répondre.
Pour voir ce que cela donne sur une tâche précise, lisez fusionner des PDF sans les téléverser. Vous pouvez aussi télécharger PDF Protect Plus et l’essayer sur vos propres documents pendant les 7 jours d’essai ; les formules sont détaillées sur la page des tarifs.