Chiffrer un PDF en AES-256, cela sonne comme la fin de l’histoire. Ce n’est pas le cas. La clé de chiffrement est tirée du mot de passe que vous saisissez : le fichier est exactement aussi difficile à ouvrir que ce mot de passe est difficile à deviner. Un chiffrement solide derrière un mot de passe faible, c’est une porte blindée avec la clé sous le paillasson. Ce guide porte sur les deux étapes que l’on expédie trop vite : choisir un mot de passe qui tient, et le faire parvenir au destinataire sans ruiner la protection.
Pourquoi le mot de passe est le maillon faible
Personne ne s’attaque de front à l’AES-256. Celui qui récupère un PDF protégé, par un courriel transféré, un ordinateur perdu ou un dossier partagé resté ouvert, va plutôt essayer des mots de passe. Un logiciel peut le faire sans relâche et hors ligne, en parcourant des dictionnaires de mots courants, de prénoms, de dates, de suites de touches du clavier et de leurs variantes habituelles. Un mot de passe composé du nom d’un client et d’une année, ou d’un mot avec une majuscule et un point d’exclamation à la fin, figure en bonne place dans ces listes.
Ce qui freine cette méthode, c’est le nombre de mots de passe possibles à passer en revue. Ce nombre augmente avec chaque caractère ajouté, bien plus vite qu’en remplaçant une lettre par un symbole.
La longueur avant la complexité
Pendant des années, les conseils portaient sur la complexité : au moins une majuscule, un chiffre, un caractère spécial. Les recommandations actuelles ont évolué. L’ANSSI raisonne en termes de force, qui dépend à la fois de la longueur et de l’éventail de caractères utilisés. La CNIL publie de son côté une recommandation qui relie la longueur minimale au type de caractères employés. Outre-Atlantique, les lignes directrices du NIST (SP 800-63B) mettent l’accent sur la longueur et déconseillent d’imposer des règles de composition ou des changements périodiques.
En pratique, cela se résume à quelques règles :
- Visez long. Un mot de passe long fait de caractères ordinaires est en général plus solide qu’un mot de passe court truffé de symboles.
- Visez imprévisible. La longueur ne sert que si les caractères ou les mots sont tirés au hasard. « Motdepassemotdepasse » est long et ne protège rien.
- Bannissez tout ce qui touche au client ou au fichier. Noms, raison sociale, date de naissance, numéro de dossier, exercice fiscal. Si cela figure dans le courriel ou dans le document, partez du principe que ce sera essayé.
- Un mot de passe par client. Le même pour tous, c’est prendre le risque qu’une seule fuite ouvre les fichiers de tout le monde.
Deux façons d’obtenir un mot de passe solide
Un mot de passe généré
Le plus sûr reste un mot de passe produit par un vrai générateur aléatoire. Inutile de le retenir : il sera conservé et transmis, pas mémorisé. Le générateur de PDF Protect Plus crée des mots de passe de 16 à 64 caractères à partir de la source aléatoire de votre système, en mêlant majuscules, minuscules, chiffres et symboles. Une jauge indique sa robustesse, et quand vous le copiez, le presse-papiers est vidé automatiquement après un court délai pour qu’il n’y traîne pas.
Un mot de passe généré convient parfaitement quand le destinataire le copiera depuis un message. Il est moins pratique s’il faut le dicter au téléphone ou le saisir sur un petit clavier.
Une phrase de passe
Quand quelqu’un doit taper ou dicter le mot de passe, une phrase de passe fait très bien l’affaire : plusieurs mots sans rapport les uns avec les autres, par exemple cuivre-lanterne-orbite-prairie-tulipe (exemple d’illustration, ne le réutilisez pas). Cinq ou six mots tirés au hasard donnent une suite longue, facile à lire à voix haute et à saisir. Le mot important, c’est hasard : un vers de chanson, un proverbe ou une phrase sur le client restent prévisibles, si longs soient-ils.
Le format PDF accepte les mots de passe longs, et PDF Protect Plus prend un mot de passe d’ouverture jusqu’à 127 caractères : une phrase de passe y tient sans peine.
Ne jamais envoyer le mot de passe avec le fichier
C’est là que la protection échoue le plus souvent dans la vraie vie. Le PDF est chiffré, le mot de passe est solide, et les deux partent dans le même courriel. Quiconque reçoit ce courriel, à cause d’une adresse mal tapée, d’une messagerie piratée ou d’un transfert, a tout ce qu’il lui faut.
La règle : un autre canal pour le mot de passe.
- Un SMS ou une messagerie vers le téléphone du client, une fois le courriel parti.
- Un appel téléphonique, qui se marie bien avec les phrases de passe.
- Un mot de passe convenu de vive voix en début de mission, puis réutilisé pour les documents de ce client pendant une période définie, ce que beaucoup de cabinets trouvent plus simple pour tout le monde.
- Un espace client ou une messagerie sécurisée distincte, si votre cabinet en utilise déjà un.
À éviter : le mot de passe dans l’objet, dans le corps du même courriel, dans un second courriel envoyé une minute plus tard à la même adresse, ou dans le nom du fichier. Un second courriel vers la même boîte, c’est le même canal.
Notre guide pour envoyer le mot de passe d’un PDF à part détaille la méthode, avec des modèles de courriel et de SMS à copier.
Garder la trace des mots de passe envoyés
Un mot de passe solide qu’on ne retrouve plus devient un problème le jour où un client appelle parce qu’il l’a perdu, ou vous renvoie un fichier protégé. À l’inverse, noter les mots de passe dans un tableur ordinaire posé sur le bureau est risqué.
PDF Protect Plus comprend un coffre-fort de mots de passe chiffré et local, conservé dans le stockage sécurisé de votre système. Il reste sur votre appareil et n’est pas synchronisé avec nos serveurs. Pour de gros volumes, la protection par lot lit un fichier CSV ou un tableur qui associe chaque client à son mot de passe, et protège jusqu’à 200 PDF en une seule opération.
Le déverrouillage fonctionne dans l’autre sens : l’application retire la protection d’un PDF quand vous lui donnez le bon mot de passe. Elle ne cherche ni à le casser ni à le contourner. Si un mot de passe est perdu et n’a été noté nulle part, le fichier reste verrouillé. C’est le comportement attendu d’un vrai chiffrement, et une raison de plus de tenir un registre en lieu sûr.
Un exemple concret
Prenons Claire Moreau, comptable fictive qui envoie chaque trimestre un rapport à une douzaine de petites entreprises clientes. En début d’année, elle génère un mot de passe de 20 caractères par client, l’enregistre dans le coffre-fort et le communique à chacun par téléphone. Chaque trimestre, elle protège les rapports avec le mot de passe du client concerné et les envoie par courriel. Le mot de passe n’apparaît jamais dans un courriel. Quand un client le redemande, elle le retrouve dans le coffre-fort et le lui envoie par SMS.
Rien dans cette méthode ne suppose un chiffrement parfait ou des clients irréprochables. Elle repose sur trois habitudes : des mots de passe longs et aléatoires, un par client, transmis par un autre canal.
Les limites, sans détour
- Un mot de passe solide rend la devinette impraticable ; il ne protège pas le fichier de quelqu’un qui connaît déjà le mot de passe.
- Toute personne à qui vous donnez le mot de passe peut ouvrir le fichier et le transmettre à d’autres.
- Si l’appareil où vous conservez les mots de passe est compromis, les mots de passe peuvent l’être aussi. Tenez votre système à jour et verrouillez votre session.
Liste de contrôle
- Utilisez un mot de passe généré, ou une phrase de passe de plusieurs mots tirés au hasard.
- Prévoyez un mot de passe différent par client.
- Proscrivez noms, dates et numéros de dossier.
- Transmettez le mot de passe par SMS, par téléphone ou de vive voix, jamais dans le même courriel.
- Conservez les mots de passe dans un endroit chiffré, pas dans un fichier ordinaire.
Pour passer à la pratique, lisez protéger un PDF par mot de passe sans le téléverser, puis téléchargez PDF Protect Plus pour Windows, macOS ou Android et essayez le générateur pendant les 7 jours d’essai.